| Liebe Leserin, lieber Leser,
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| Sie wollen Microsoft 365 loswerden? Dafür gibt es inzwischen gute Alternativen – doch es lauern auch einige Fallstricke auf die Wechselwilligen. Unser Titelautor Tobias Richter erklärt, was die Konkurrenz besser kann, wo es am meisten knirscht und welche Angebote für wen passen. Einen Überblick aller Themen des neuen Hefts finden Sie im Inhaltsverzeichnis der iX 7/2026.
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| | | | M365-Abschied: Über diese Hürden müssen Sie springen | |
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Tobias Richter ist Bereichsleiter Business Development bei der Rewion GmbH mit über 20 Jahren IT-Erfahrung und dem Fokus auf IT-Strategie und Governance, Cloud, KI und digitale Souveränität.
Axel: Viele sehen die Stärke von Microsoft 365 und Google Workspace vor allem in der Tiefe der Integration, etwa in die Identitäts- und Berechtigungsstrukturen. Können die europäischen Alternativen da mithalten?
Tobias: Nur teilweise. Genau hier liegt bei unseren Projekten der Kern der Diskussionen. Europäische Alternativen können zwar heute schon viele Workspace-Funktionen wie Mail, Kalender, Dateien oder Chat abdecken, in der Regel fehlt es aber an genau der Tiefe, diese Integration durchgängig durch alle Workspace-Apps zu bringen. Gerade Microsoft 365 und Google Workspace sind nicht deshalb so stark, weil jede einzelne App überlegen wäre, sondern weil der Arbeitskontext übergreifend funktioniert. Ich bin etwa im Meeting und Dokumente im Kontext werden mir direkt zur Zusammenarbeit vorgeschlagen. Das sorgt nicht nur für Nutzerakzeptanz, sondern verwöhnt die User fast im Vergleich zu möglichen anderen Lösungen.
Gerade deswegen ist in der Diskussion wichtig, die Hauptmotivation der Organisation zu benennen. Die europäischen Anbieter zeichnen sich insbesondere durch souveränes Hosting, rechtliche Rahmenbedingungen, Datenkontrolle und die Transparenz ihrer Open-Source-Pakete aus. Für diejenigen, die Souveränität als entscheidenden Faktor für ihre Infrastruktur, Datenhaltung und die Möglichkeit eines Ausstiegs ansehen, gibt es hier tragfähige Lösungen. Wer dagegen die gleiche Integrationsstiefe wie bei M365 oder Google erwartet, wird derzeit häufig mit erheblichen Kompromissen leben müssen. Ob das neue Euro-Office in der Lage sein wird, hier Fortschritte zu machen, bleibt abzuwarten.
Axel: Wie lassen sich die Workplace-Alternativen bewerten und worauf sollten wechselwillige Organisationen achten?
Tobias: Alternativen zu herkömmlichen Arbeitsplatzlösungen sollten nicht einzig anhand von Funktionen bewertet werden. Vielmehr ist ein gründliches „Requirements Engineering“ aus der Perspektive der Organisation notwendig. In meinen Projekten haben sich dafür in der Vergangenheit fünf Bewertungsfelder bewährt: Erstens das Betriebsmodell und die Klärung, welche Person oder Abteilung künftig für Komplexität, Sicherheit und Verfügbarkeit verantwortlich ist. Zweitens, wie die Interaktion von Identitäten, Berechtigungen, Verzeichnissen und bestehenden Geschäftsanwendungen in einem neuen Produkt zusammenspielen.
Drittens, wie gewährleistet werden kann, dass die Migration und Portabilität bestehender Daten, Rechte und Arbeitsprozesse reibungslos und ohne Störungen abläuft. Viertens, ob die angebotenen Funktionen ausgereift, integriert und stabil genug sind, um den Arbeitsalltag ohne Verlust an Produktivität zu unterstützen. Daran hängt auch die Frage, wie gut sich neue Arbeitsweisen im Unternehmen vermitteln lassen und wie die Nutzerakzeptanz in der Belegschaft ausfällt. Zuletzt kommt dann noch die grundsätzliche Souveränitätsfrage, also welche Art von Kontrolle, Exit-Fähigkeit und Anpassung an regulatorische Vorgaben angestrebt wird.
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| | Tobias Richter (links) im Gespräch mit iX-Redakteur Axel Kannenberg
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| | Axel: Wer nach Alternativen sucht, findet integrierte Suiten, modular aufgebaute Angebote und Managed Services. Was empfiehlt sich da für welche Art von Unternehmen oder Organisation?
Tobias: Grob gesagt sind integrierte Suiten etwas für Organisationen, die zwar von Microsoft oder Google weg wollen, aber sich nicht eigenen Integrationsbetrieb leisten können oder wollen. Also für mittlere Unternehmen, Verwaltungen oder Organisationen mit begrenzten IT-Ressourcen. Wo schlicht die Expertise fehlt oder teuer eingekauft werden müsste, empfehlen sich eher geschlossene einfache Systeme, um den Betriebsaufwand gering zu halten.
Modular funktioniert nur für Unternehmen mit sehr hoher IT-Reife, klarem Architekturanspruch und dem Willen, Identitäten, Integration, Betrieb und Governance dauerhaft selbst zu verantworten. Meist sind dies große Unternehmen, öffentliche Auftraggeber oder stark regulierte Branchen. Dafür hat man maximale Kontrolle über die eigenen Daten, den Betrieb und Abhängigkeiten. Nachteil ist die Integrations- und Betriebsverantwortung. Der Zusammenhang zwischen den Systemen muss ständig hergestellt, betrieben und weiterentwickelt werden. Modular heißt also in der Praxis nicht weniger IT, sondern eher mehr.
Managed Services liegen ein bisschen dazwischen. Hier wird der Workplace, egal ob Suite oder modular, über externe Dienstleister betrieben und betreut. Dieses Modell ist sinnvoll für Unternehmen, die höhere Anforderungen an Sicherheit, Souveränität oder Individualisierung haben, aber keine eigene IT‑Organisation in entsprechender Tiefe aufbauen wollen. Im Umkehrschluss entsteht hier aber auch eine neue Abhängigkeit vom Dienstleister und die Gestaltungsmöglichkeiten sind begrenzt durch dessen Betriebsmodelle. Grundsätzlich muss man aber sagen, dass der Betriebsaufwand vermutlich in allen Alternativ-Varianten ansteigt.
Axel: In welchen Einsatzfeldern knirscht es am meisten, wenn man M365 oder Google Workplace den Rücken kehrt?
Tobias: Tatsächlich dort, wo die User nicht mit einzelnen Apps, sondern mit Übergängen dazwischen und also mit Daten aus mehreren Produkten arbeiten. Das große Problem sind hier vor allem Kalender, Chat und Meetings, mobile Nutzung, auch die IT-Administration – und dort vor allem die Verknüpfung der Workplace Apps mit bestehenden Identitäten und Berechtigungen. An einer kohärenten Integration der großen Suites hängen neben der reinen Onlinepräsenz eben oft auch Gastzugänge, der Dateikontext, Policies und häufig ein MDM mit dran. Wenn dieser Zusammenhang aufgebrochen wird, dann spüren das die Anwender sofort im Alltag. Ein Wechsel scheitert insofern oft weniger an fehlenden Einzelfunktionen, als an der Summe kleiner Brüche im Arbeitsfluss, etwa weil die Rechte zwischen Dateien und verschiedenen Apps nicht passen.
Die zweite vielleicht noch viel größere Herausforderung ist allerdings, die Belegschaft von einem gänzlich neuen Produkt zu überzeugen. Die Nutzer kennen seit Jahren ihre Häkchen, Ablagen und Prozesse oder auch die kleinen Tools, die einem durch den Arbeitsalltag geholfen haben – ich nenne hier mal das Stichwort „Excel Makros mit VBA Scripts". Eine Transformation an dieser Stelle kann nicht nur immens viel Geld kosten, sondern auch bei vielen Mitarbeitern zu extremen Frust führen, wenn man kein ordentliches Change Management, gute Kommunikation, Weiterbildung und Trainings organisiert.
Axel: Wann würden Sie davon abraten, Microsoft beziehungsweise Google den Rücken zu kehren?
Tobias: Abraten würde ich immer dann, wenn der Wechsel vor allem politisch, emotional oder aus dem Bauch heraus begründet wird, ohne dass ein echtes Zielbild, Betriebsmodell oder reale Migrationsherausforderungen sauber geklärt wurden. Wer einen potentiellen Wechsel nur auf steigenden Lizenzkosten, den Medienhype oder einfach seinen persönlichen Unmut auf den aktuellen Workplaceanbieter begründet, aber weder die betrieblichen Folgen noch die organisatorischen Voraussetzungen durchdrungen hat, riskiert ein sehr teures Zwischenmodell. Ein Wechsel ist daher nur dann sinnvoll, wenn die Organisation konkret beantworten kann, welche Form der Kontrolle sie tatsächlich braucht und welchen Preis oder Abstrich sie dafür in Betrieb, Komfortabzug, Integration und Change Management bereit ist zu zahlen.
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| | | | Im Heft geschmökert: Empfehlungen der iX-Redaktion | |
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| | | | Unstrukturiertes Vibe Coding mag für Prototypen und schnelle Hacks reichen. Bei produktiv genutzter, wartbarer Software muss man die KI jedoch systematischer in den Entwicklungsprozess einbinden. Spec-driven Development macht maschinenlesbare Spezifikationen zur Grundlage von Code, Tests und Dokumentation, bevor die KI-Agenten mit dem Coding beginnen. Unsere Autoren Jannis Mainczyk und Jan Oberhagemann stellen fünf Tools vor, die das Thema auf unterschiedliche Weise angehen.
Oliver Diedrich, Chefredakteur iX
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| | | | Wer keine Berührungsängste mit dem Microsoft-Technologiestack hat und nicht aus Compliancegründen auf bestimmte Cloud-Dienste verzichten muss, findet in Microsoft Intune einen brauchbaren Clouddienst für die Endgeräteverwaltung. Intune verwaltet alle Gerätearten (einschließlich privater Geräte) und ihre Anwendungen. Der Dienst ist Teil der Business- und Enterprise-Pläne von Microsoft 365. Der Artikel begleitet Admins bei der Umstellung auf Intune. Er zeigt, worauf es bei guter Planung ankommt, welche Best Practices sinnvoll sind und warum Geräteverwaltung in der IT ein fortlaufender Prozess ist.
Tilman Wittenhorst, Redakteur iX
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| | | | Workshop-Tipp: NIS 2 in der Praxis umsetzen | |
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Die NIS-2-Richtlinie verpflichtet Unternehmen aus aus verschiedenen Branchen wie Energie, Gesundheit, Transport oder digitaler Infrastruktur zu strengeren Vorgaben im Risikomanagement und schnellerem Handeln nach einem Sicherheitsvorfall. Wer jetzt zögert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch vermeidbare Sicherheitslücken. Daher ist ein klarer Plan mit konkreten Maßnahmen unverzichtbar.
Unser Referent Dr. Christoph Wegener verbindet den juristischen Rahmen mit der technischen Umsetzung und übersetzt die Vorgaben in konkrete Handlungsempfehlungen. Er zeigt, wie die Teilnehmer ihr Unternehmen beim BSI registrieren, mit Risiken systematisch umgehen und Sicherheitsvorfälle richtig melden.
Der Fokus liegt auf den individuellen Anforderungen: Schritt für Schritt ermitteln die Teilnehmer ihren eigenen Handlungsbedarf, priorisieren Maßnahmen und entwickeln darauf aufbauend einen konkreten Umsetzungsplan für ihr Unternehmen. Dazu erhalten sie Best Practices, wie sich die Maßnahmen in bestehende IT-Umgebungen und Sicherheitsprozesse integrieren lassen. Nach dem Workshop verfügen die Teilnehmer über das nötige Rüstzeug, um die Anforderungen der NIS-2-Richtlinie eigenständig anzugehen und nicht nur gesetzeskonform, sondern auch praxistauglich in ihrem Unternehmen umzusetzen.
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| | | | Weitere Themen in der iX 7/2026 | |
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Außerdem beleuchten wir in der neuen iX, wie man Webdienste mit der Betrugserkennung tirreno schützen kann, zeigen Wege, um CI-Pipelines mit dynamischen Secrets abzusichern, und stellen das Framework Langgraph für produktionsreife KI-Anwendungen vor. Alle Themen finden Sie im Inhaltsverzeichnis der iX 7/2026.
Haben Sie Anregungen zum Newsletter oder zum Heft allgemein? Schreiben Sie mir unter axk@ix.de! In wünsche Ihnen einen Juli, in dem nichts knirscht außer dem Sand zwischen den Zehen beim Strandspaziergang, Ihr
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| | Neugierig geworden? Sie erhalten die iX 7/2026 ab dem 25. Juni im heise Shop und ab dem 26. Juni am Kiosk:
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